NFe denegada: saiba o que é e como agir

Uma NFe denegada é uma nota que contém alguma irregularidade identificada pela Secretaria da Fazenda.

O aviso da Sefaz “Denegado o Uso” só aparece após a gravação da NFe em seus arquivos na aba “Status da NFe”, no rodapé da nota fiscal completa, ou seja, ao final do processo de validação.

Isso significa que a NFe denegada já estará gravada nos registros da Secretaria da Fazenda e, portanto, o número dela não pode mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado.

Embora uma NFe denegada não tenha valor fiscal, ela precisa ser registrada na contabilidade como denegada e guardada pelo prazo previsto na legislação.

Atualmente esse prazo é de 5 anos mais o ano vigente.

Diante do problema, a empresa que comprar uma mercadoria e receber uma NFe denegada deve entrar em contato com o fornecedor, solicitar a regularização de sua situação perante o fisco para, depois, poder enviar uma NFe autorizada relativa ao serviço ou mercadoria recebida.

Somente assim, o destinatário da nota pode resolver a situação da NFe denegada, inclusive para regularização da sua documentação fiscal.

A diferença entre NFe denegada e NFe rejeitada

Nos dois casos, tanto de NFe denegada como de NFe rejeitada, a Secretaria da Fazenda não autoriza a consumação da operação a que a nota se refere, ou seja, impede sua autorização. As diferenças entre elas estão nos motivos para que isso ocorra.

De acordo com o Manual de Integração – Contribuinte, existem apenas três casos que levam à denegação da NFe:

• Erro 301 – Denegação: IE do emitente em situação irregular perante o Fisco;
• Erro 302 – Denegação: IE do destinatário em situação irregular perante o Fisco
• Erro 303 – Denegação: Destinatário não habilitado a operar na UF.

Já os casos de rejeição podem ocorrer em quase 600 possibilidades, incluindo, por exemplo, as mais diversas razões como:

• Erro 233 – Rejeição: Insc.Est. do destinatário não cadastrado;
• Erro 234 – Rejeição: Insc. Est do destinatário não vinculada ao CNPJ;
• Erro 205 – Rejeição: NFe está denegada na base de dados da SEFAZ.

É bom observar a rejeição devida ao Erro 205. Ela ocorre porque, ao emitir a NFe seguinte ao número da NFe denegada, usa-se esse mesmo número, esquecendo que ele já está gravado na SEFAZ como NFe denegada.

Esse número de nota não pode mais ser utilizada! Assim, quando existe o Erro 205, basta corrigir a numeração da NFe para o seguinte, ou seja: nº 000.121.

Em se tratando de NFes rejeitadas, elas não são gravadas nos arquivos da SEFAZ e, portanto, é como se nunca tivessem existido, muito ao contrário das NFes denegadas, que ficam armazenadas na SEFAZ, inclusive para que o órgão acompanhe a ocorrência.

Assim, no caso da NFe rejeitada, é possível usar o mesmo número já que ele não existe para a SEFAZ.

Como evitar uma NFe denegada

Um cadastro atualizado em relação à situação fiscal dos fornecedores pode ser uma boa saída, quando se lida com um número pequeno deles. O problema é quando há um volume maior de NFes a ser processado diariamente. Nesse caso, deve ser descartada a gestão manual.

A solução segura para quem não quer se ver diante de uma NFe denegada é utilizar uma plataforma que consulta NFes. Ele não permite, em hipótese alguma, que o DANFe seja impresso ANTES que a SEFAZ tenha emitido autorização de uso dessa NFe.

Esse simples procedimento evita problemas sérios para a documentação contábil, uma vez que impede que a transação se consume sem que o emissor tenha garantias de recebimento pela transação. Se a NFe for denegada e o destinatário não se reabilitar diante do Fisco, ele corre o risco de sofrer prejuízos.

Como se pode ver, a questão das NFes denegadas é bastante séria, tanto para o escritório contábil como para a empresa.

 

 

FONTE: ARQUIVEI