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NF-e e CT-e – a importância de fazer a conferência das notas antes de escriturar

Data: 01 de abril de 2022

Antes de especificar os detalhes sobre o tema em questão, é preciso esclarecer conceitos importantes para a compreensão deste artigo, no caso, sobre o que é NF-e, DANFE, CT-e e DACTE.

 

1. O que é NF-e?

NF-e é a sigla para Nota Fiscal Eletrônica – modelo 55, que substituiu a nota fiscal em papel depois da implantação do Sistema de Escrituração Eletrônica – SPED, ou seja, as NF-es são parte do projeto SPED. 

As empresas obrigadas à emissão da NF-e são aquelas que atuam nos segmentos comerciais, industriais ou a este equiparado. Inclusive, alguns segmentos comerciais podem estar obrigados a outro tipo de documento fiscal, como o CF-e (Cupom Fiscal eletrônico), por exemplo.

Para compreender melhor essa obrigação, indicamos a leitura de dois artigos muito interessantes que irão enriquecer nosso conteúdo: DANFE e NFe e CFe, NFe e NFCe. 

Além da emissão do DANFE e da impressão para que esse documento acompanhe a mercadoria no trajeto de entrega/transporte, o emitente deve ainda encaminhar o arquivo XML para o comprador e para a contabilidade, atendendo o que diz a legislação, conforme Ajustes SINIEF.

 

Imagem 1: Modelo de DANFE conforme o layout do sistema SPED modelo 55

2. O que é CTe?

CT-e é a sigla para Conhecimento de Transporte Eletrônico, documento que veio para substituir os conhecimentos de transporte em papel que eram emitidos pelas empresas do segmento de transporte de cargas.

Nesse sentido, o CT-e deve ser emitido sempre que ocorrer a prestação de serviços de transporte de cargas, seguindo as mesmas premissas na NF-e citadas acima. 

Além disso, o CT-e também é composto pelo XML e pelo DACTE (Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico), devidamente autorizados pela Secretaria da Fazenda.

De acordo com o Ajuste SINIEF 09/07, o CT-e se divide em:

  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, Modelo 9;
  • Conhecimento Aéreo, modelo 10;
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, Modelo 11;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27.

 

Imagem 2: Modelo de CT-e

3. Emissão dos documentos

A correta emissão das NF-e e dos CT-e é de suma importância, pois é por meio da emissão que os dados daquela operação são enviados automaticamente à Secretaria da Fazenda do Estado e às bases de dados do SPED para a Receita Federal. Assim, a fiscalização pode acontecer de forma quase que imediata.

Nesse contexto, pode-se dizer que o processo de autofiscalização das empresas já se inicia na emissão dos documentos fiscais de venda (notas fiscais) e na emissão do conhecimento de transporte.

Tanto o DANFE quanto o Conhecimento de Transporte devem ser emitidos de forma completa, sem omissão de nenhum dado, para que a contabilidade possa realizar a escrituração contábil e fiscal corretamente.

Vejamos alguns dados de importância:

  • DANFE – NFe
  1. Dados do destinatário completos – a divergência de dados pode ocasionar, além da não validação da NFe, problemas com a tributação, pois existem diferenças tributárias nas operações com contribuintes e não contribuintes.
  2. Dados do produto – informações como NCM e percentual de tributação devem ser sempre consultadas, pois a legislação muda constantemente.
  3. Informações de interesse do fisco – dados específicos, como redução de bases, isenção ou qualquer informação importante devem estar claras no campo de informações.
  4. Dados do Transporte – muitas empresas não preenchem essa informação corretamente, o que pode trazer transtornos em caso de fiscalização de fronteira. Nesse campo, os dados da Transportadora devem ser iguais aos dados do Conhecimento de Transporte que acompanhará o trajeto.

 

  • CONHECIMENTO DE TRANSPORTE – CT-e
  1. Dados do remetente/Destinatário – os dados da empresa emitente e do destinatário devem estar corretos e de acordo com o DANFE que acompanhará as mercadorias.
  2. Dados do tipo de frete – o tipo do frete é importante e deve constar no documento se o frete é por conta do destinatário ou do remetente.
  3. Dados da mercadoria – a mercadoria transportada deve estar descriminada com a maior quantidade de informações possíveis, contendo quantidade de itens ou pacotes, peso, código de barras etc.
  4. Tributação – serviços de transporte são tributados pelo ICMS, portanto, dados como CFOP e origem/destino devem estar informados corretamente.

O DANFE não deve ser confundido com a NF-e, assim como o DACTE não deve ser confundido com o CT-e. O DANFE e o DACTE são os documentos que têm por objetivo facilitar a visualização dos dados contidos no arquivo XML, ou seja, o DANFE e o DACTE transformam em imagem gráfica de fácil entendimento todos os “confusos” dados informados na NF-e e no CT-e por meio do XML. 

 

4. Escrituração contábil / fiscal, o que é?

Os empresários estão acostumados a ouvir de sua contabilidade a seguinte frase: “Precisamos dos documentos fiscais para escriturar”, mas nem todos entendem o que isso quer dizer. 

Escriturar significa transcrever os dados dos documentos fiscais e demais documentos da empresa nos sistemas contábeis e fiscais, atendendo a legislação federal de escrituração comercial e as normas de escrituração dos lançamentos contábeis.

Dessa forma, quando a contabilidade recebe esses documentos, eles são escriturados de acordo com os dados constantes. Por isso é de suma importância que a empresa faça as conferências prévias, tanto das vendas de seus produtos e serviços quanto de suas compras. 

Os livros abaixo são exemplos de alguns dados que devem ser escriturados além de todas as obrigações e livros digitais introduzidos pelo Projeto SPED.

  • Livro registro de entradas;
  • Livro registro de saídas;
  • Livro de apuração do ICMS;
  • Livro Registro Diário Contábil.

Alguns empresários entendem que essa conferência seja de responsabilidade da contabilidade, porém, em caso de contabilidades externas/terceirizadas, muitas vezes esses documentos são entregues somente no mês seguinte ao da ocorrência do fato, fazendo com que contabilidade não tenha mais tempo hábil de solicitar qualquer correção. E é por isso que a atenção deve ser despendida no momento da emissão ou do recebimento das notas fiscais. 

 

5. Principais erros encontrados nos documentos fiscais

Diversos são os pontos de atenção, mas iremos elencar os principais erros e suas consequências:

  1. CFOP – Código fiscal de operações: é através desse código que a empresa categoriza a operação que está sendo realizada; cada tipo de operação tem um CFOP específico. Por sua vez, esse dado é utilizado pela contabilidade da empresa nos registros e escriturações.  Erros neste código podem fazer com que a mercadoria fique retida.
  2. CST/CSOSN – Código de Situação Tributária e Código Operações Simples Nacional: esses códigos funcionam como indicadores de tributação e devem estar “casados” com o CFOP, um tipo de “dado cruzado”. Isso porque um CST/CSOSN errado pode ocasionar tributação em operação isenta e vice-versa. Na contabilidade, esse código será determinante para entender se o produto comprado é matéria-prima, uso e consumo ou até mesmo aquisição para imobilizado.
  3. NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul: esse código reflete a identificação do produto e direciona a qual tipo de tributação estadual e federal ele está inserido, por exemplo: se é produto sujeito a substituição tributária do ICMS, se este produto tem isenção de IPI e até mesmo informações sobre os impostos de importação e exportação. Erros nesse código podem ocasionar tributação indevida e até mesmo fiscalização.
  4. Inscrição Estadual – os dados da IE devem estar de acordo com as inscrições da empresa e podem ser consultados através dos sistemas do Sintegra. Erros nesse dado podem sugerir problemas tanto para o emitente quanto para o destinatário, pois a nota pode ser considerada “fria” ou pode ocorrer de o destinatário não conseguir comprovar que o produto é dele, apesar do CNPJ. Esses erros também podem invalidar o documento fiscal.

 

Os dados constantes das Notas Fiscais e do Conhecimento Eletrônico se cruzam de certa forma, fazendo com que a contabilidade, no momento da escrituração, faça uma “pré-auditoria”. Porém, dependendo do tempo que a informação foi gerada, a contabilidade não tem como corrigir e essa informação ficará errada na base de dados da Secretaria da Fazenda e Receita Federal.

Quando esses erros são detectados, algumas ações podem e devem ser tomadas, como:

  1. Cancelamento da nota fiscal ou do conhecimento de transporte – poderá ser realizado sem maiores problemas em até 24 horas após a emissão. Após 24 horas, mas dentro do mês de emissão, deverá existir uma justificativa e estará sujeito ao deferimento.
  2. Emissão de nota fiscal de devolução – caso o cancelamento não seja possível, a empresa poderá emitir uma nota fiscal de entrada de devolução, tanto o remetente quanto o destinatário. Esse procedimento irá cancelar a operação de venda ou remessa.
  3. Carta de correção – a carta de correção não pode ser utilizada para todos os tipos de erros; existem regras que devem ser seguidas. Não é permitido, por exemplo, que a carta corrija os valores da nota fiscal ou do conhecimento de transporte, nem qualquer dado referente a alíquotas ou valores de impostos.

Esses erros são muito comuns e causam diversos transtornos, inclusive para a escrituração da EFD ICMS/IPI, por exemplo, pois a contabilidade irá transportar para o PVA da EFD os dados recebidos nas notas fiscais e conhecimentos de transporte e o PVA (programa validador) irá cruzar as informações:

  • CST x CFOP – divergência impossibilita a gravação do sistema;
  • CST x Alíquota – divergência de CST de produto tributado x alíquota zerada impossibilita a gravação do sistema;
  • CFOP de remessa e CST de venda – divergência impossibilita a gravação do sistema;
  • CFOP de substituição x CST normal – divergência impossibilita a gravação do sistema.

Os exemplos acima são apenas algumas dentre diversas outras divergências que o sistema poderá apontar. A contabilidade poderá alterar manualmente o sistema e adequar para que a tributação aconteça corretamente, porém, a empresa ficará exposta, pois o XML do documento não estará de acordo com as informações do PVA.

 

6. Gestão de NF-e e CT-e

Para uma gestão de NF-es e CT-es eficiente, a empresa precisa investir em treinamento e qualificação do pessoal que estará à frente dos processos de emissão de Notas Fiscais e Conhecimento de Transportes, além do investimento em sistemas de emissão desses documentos. 

No mercado existem diversos sistemas gratuitos para a emissão de notas fiscais e conhecimento de transporte, porém, esses sistemas não dão o suporte de legislação da mesma forma que os sistemas “pagos”. 

Um sistema de gestão de notas fiscais com suporte e atualizações constantes pode ser determinante para se evitar multas e infrações. Dessa forma, confira alguns sistemas eficientes de notas fiscais e conhecimento de transporte: ERP Omie, Datamex, IOB Emissor, dentre outros.

Estar sempre atento e atualizado quanto às exigências legais é dever do empresário e se ele contar com a parceria de bons sistemas de gestão e de uma parceria de consultoria de contabilidade eficaz, com certeza só terá retornos positivos.

Se você empresário ou sua equipe têm dúvidas no momento da emissão da NF-e ou do CT-e, ou de qualquer outro documento fiscal, não deixe de consultar a contabilidade antes da emissão. Os responsáveis da área tributária da contabilidade são os profissionais indicados para ajudar a sanar as dúvidas e evitar que documentos sejam emitidos com erros ou omissões.

 

 

FONTE: ARQUIVEI