Fechamento de balanço X SPED Contábil: ECD

Data: 19 de maio de 2022

O termo SPED Contábil ainda causa muitos calafrios em todos os responsáveis por preparar e enviar os arquivos aos fiscos. Mesmo que esteja em vigor desde 22 de janeiro de 2007 por meio do Decreto 6.022 da RFB, algumas empresas e até mesmo contadores ainda não se sentem seguros.

Mas por que o sistema SPED ainda causa tanto desconforto? Quem está obrigado e quais são os módulos? Continue a leitura e confira tudo o que você precisa saber sobre esse sistema!

1. SPED Contábil

SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) revoluciona a forma de envio de informações fiscais ao banco de dados da Receita Federal do Brasil.

De acordo com o Decreto 6.022, a definição exata de SPED é:

(…) instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.

Inclusive, o sistema SPED é considerado um dos mais modernos sistemas de “autofiscalização” e informações federais do mundo! Seja para as informações Federais, Estaduais ou Municipais.

O SPED se divide em módulos que vêm sendo implantados e aperfeiçoados, englobando a cada ano versões novas das obrigações acessórias e aumentando o alcance de contribuintes obrigados ao sistema.

Vejamos:

Central de balanços – Sistema dentro do SPED de consulta pública, em que as empresas podem publicar seus Balanços Patrimoniais das demais demonstrações financeiras;
Sistemas de CT-e, NF-e, NFC-e, MDF-e, NFS-e – São os sistemas dentro do SPED ligados às emissões de notas fiscais (sejam elas de produtos ou de serviços), aos conhecimentos de transportes e aos documentos de autorização de emissão de documentos fiscais em papel, para casos específicos ou contingenciais.
EFD Contribuições – Sistema dentro do SPED que substituiu a antiga DACON e tem por objetivo informar as movimentações da empresa que envolvem a sistemática de apuração do PIS e da COFINS, tanto no critério cumulativo quanto no não cumulativo.
EFD ICMS IPI – Sistema dentro do SPED que tem por objetivo informar as movimentações da empresa que envolvem a sistemática de apuração do do ICMS e do IPI, além da Substituição Tributária.
EFD REINF – Sistema dentro do SPED que tem por objetivo apurar e demonstrar as retenções na fonte para imposto de renda, as contribuições e retenções para o INSS, incluindo receita bruta. Atualmente, a REINF está em implantação e atende apenas as informações relativas ao INSS.
e-Financeira – Sistema dentro do SPED direcionado a empresas específicas de planos de previdência, aposentadoria, intermediação e captação de recursos financeiros, seguradoras e bancos em geral e relata à RFB as transações financeiras das pessoas físicas e jurídicas.
e-Social – Sistema dentro do SPED que alcança todas as pessoas jurídicas e está relacionado às informações do trabalho: admissões, demissões, afastamentos, férias, tributos e etc.
ECF – Escrituração Contábil Fiscal, sistema dentro do SPED que substitui os livros de apuração do Lucro Real e demonstra as apurações do lucro presumido, além de importar todos os dados da ECD. Obrigação que eliminou a DIPJ.
ECD – Escrituração Contábil Digital, sistema dentro do SPED que envia para a Receita Federal todas as informações contábeis da empresa. É responsável pelas Demonstrações Financeiras e acabou com a obrigatoriedade de impressão e registro físico dos Livros Diários e Razão para as empresas obrigadas à entrega. Por sua vez, as que não entregam devem permanecer com os registros físicos desses documentos.

O SPED é um “emaranhado” de informações que se cruzam e funcionam como uma autofiscalização. Ou seja, o contribuinte informa às Secretarias das Fazendas toda sua movimentação, tributação, recolhimento de impostos e operações.

Assim, com o cruzamento fica fácil de os órgãos fiscalizadores identificarem divergências e desencontros de informações. Facilitando também a notificação imediata para o contribuinte, sem a necessidade de fiscalizações presenciais.

Abaixo, falo mais do ECD – Escrituração Contábil Digital, foco deste artigo:

2. ECD – Escrituração Contábil Digital, obrigatoriedade e demonstrações

O envio da ECD ao sistema SPED é obrigatório desde 2007. Atualmente, estão fora de obrigatoriedade apenas as empresas optantes pelo Simples Nacional e algumas empresas do Lucro Presumido que mantém escrituração por caixa e não por competência.

2.1 Obrigatoriedade

Muitos empresários ainda têm dúvidas quanto à obrigatoriedade de entrega, então vamos tentar esclarecer as principais:

Empresas optantes ou obrigadas ao Lucro Real – todas, sem exceção, estão obrigadas ao envio;
Empresas optantes pelo Simples Nacional – desobrigadas, mas podem fazer a entrega voluntária;
Empresas optantes pelo Lucro Presumido – estão obrigadas se fizeram distribuição de lucros isentos de IRRF no ano calendário ou que apuraram resultado acima dos limites de presunção;
Pessoas jurídicas imunes ou isentas e as Sociedades em Cota de Participação também estão obrigadas ao envio.

Contudo, vale esclarecer que qualquer pessoa jurídica, mesmo que desobrigada, poderá realizar a entrega. Inclusive, especialistas recomendam esse procedimento.

2.2 Demonstrações

O SPED ECD é a representação do Livro Diário da empresa e livros e demonstrações que o compõe, como:

Balanço Patrimonial,
Livro Razão,
Balancetes Analíticos,
Demonstração do Resultado do Exercício,
Demonstração do Fluxo de Caixa,
Notas Explicativas,
Demonstração das Mutações do Patrimônio líquido e
Outras, a depender do porte da empresa.

Além disso, o SPED ECD trabalha em conjunto com as Normas de Contabilidade e exigem as Demonstrações Financeiras/Contábeis seguindo as exigência do sistema CFC/CRC´s. Da mesma forma, ele atua ajustando as necessidades do Fisco à NBCT 2.8, que trata das formalidades da Escrituração Contábil Eletrônica.

Portanto, é importante que o contador tenha pleno conhecimento da norma e preencha de forma correta e completa a obrigação federal.

Para as micro e pequenas empresas, o contador deverá levar em conta as determinações da NBC TG 1001. Já para as empresas de porte médio, deve-se analisar a NBC TG 1000 (R1), enquanto que para as empresas de grande porte deve-se analisar o conjunto completo de normas.

Além da fiscalização por parte Fiscos, o SPED ECD também permite a fiscalização por parte do sistema CFC/CRC´s. E esse é mais um motivo para que as empresas não obrigadas optem pelo envio da obrigação.

3. Etapas e Prazos

Para o correto preenchimento do SPED ECD, o contador deverá seguir algumas etapas, que serão demonstradas a seguir. Essa sequência é de suma importância, uma vez que não existe retificação do SPED ECD. Existe somente a substituição e esta, como demonstrado a seguir, tem uma série de exigências.

É importante ressaltar é que o SPED ECD é base e compõe obrigatoriamente as informações do outro sistema: o SPED ECF. Assim, erros no ECD poderão ocasionar inconsistências no ECF.

3.1 Prazos

O SPED ECD normalmente é entregue no último dia do mês de maio do ano seguinte. Então, em 2022, o SPED ECD do ano de 2021 deverá ser entregue até 31 de maio de 2022.

A última versão do PVA (Programa Validador) está disponível para download no site da Receita Federal, por meio do .

3.2 Etapas

Conferência de todos os lançamentos contábeis do ano calendário;
Análise, conferência e correção dos vínculos das contas contábeis com o Plano Referencial de acordo com o enquadramento da empresa;
Apuração do resultado do exercício;
Conferência dos saldos contábeis;
Encerramento do Balanço Patrimonial;
Encerramento das demais Demonstrações Contábeis/Financeiras de acordo com a Norma Contábil que a empresa está enquadrada.
Caso a empresa esteja obrigada à auditoria externa, os relatórios e pareceres de auditoria deverão estar prontos e validados.

Mas por que as conferências são tão importantes? Como dito anteriormente, o SPED ECD é base e parte do SPED ECF que irá recuperar dados do ECD enviado. Por sua vez, esses dados podem ser objeto de cruzamento de informações por parte da Receita Federal, por exemplo:

Saldos de retenções na fonte informados no ECF poderão ser cruzados com os saldos das contas contábeis;
Redução ou suspensão de recolhimento de IRPJ e CSLL informados no ECF poderão ser cruzados com os balancetes enviados pelo ECD;
Saldo a recolher/compensar ou restituir referente aos tributos IRPJ e CSLL informados no ECF poderão ser cruzados com as respectivas contas contábeis e suas movimentações informadas no ECD.
Remuneração dos sócios e distribuição de lucros também poderão ser objeto de cruzamento de dados.

Assim, deve-se fazer as validações das duas obrigações acessórias antes do envio efetivo, evitando necessidades de correção e substituição posteriores.

Nota: O PVA de 2022 fará a validação dos dados do profissional contábil que assinará o SPED ECD e não permitirá o envio caso o profissional esteja irregular perante o Conselho de Classe – CRC.

4. Retificar ou substituir?

Assim como as demais obrigações acessórias impostas pelos Governos, o SPED ECD poderá ser substituído de forma espontânea em um período de até 5 anos, contados da data de envio.

Note que é utilizado o termo substituído e não retificado, pois de acordo com as instruções do Manual do SPED ECD, o livro enviado estará automaticamente autenticado e sua retificação não é possível.

Assim, constatado erro posterior ao envio do SPED ECD e antes do envio do SPED ECF, o contador deverá realizar as correções necessárias e justificar em campo próprio do sistema exatamente quais foram os erros e o porquê de não poderem ser lançados como ajustes no ano seguinte. A justificativa deverá ser enviada por meio de arquivos externos na extensão .RTF.

Caso a necessidade de substituição ocorra após o envio do SPED ECF, a empresa deverá retificar o ECF após a substituição do ECD, pois o SPED ECD é parte do SPED ECF.

5. Balanço Patrimonial x SPED

O Balanço Patrimonial da empresa é uma das Demonstrações Contábeis/Financeiras mais importantes. Para quaisquer cadastros, concorrências públicas e até mesmo análises internas, o Balanço Patrimonial é a primeira DF a ser solicitada.

Mas qual a diferença entre o Balanço Patrimonial em papel timbrado e assinado pelo contador e o extraído do sistema SPED ECD ou da Central de Balanços?

A resposta é simples: o Balanço Patrimonial extraído do sistema SPED ECD ou da Central de Balanços tem fé pública. Ou seja, garantia que os dados são reais, com assinaturas digitais e validação da HASH.

Não há qualquer diferença de estrutura entre as duas formas de apresentação. Pois elas seguem as Normas Brasileiras de Contabilidade que estão, inclusive, em consonância com as Normas Internacionais – IFRS.

Apesar do “medo” que o sistema SPED trouxe aos profissionais de contabilidade, até por conta da responsabilidade que esses profissionais assumem perante as empresas que assinam, entende-se que esse sistema é uma das ferramentas que os contadores têm de exigir de seus clientes (externos ou não), bem como devem se assegurar que as informações passadas sejam de qualidade e de veracidade incontestável, pois o cruzamento das informações nas esferas Federal, Estaduais e Municipais é cada dia mais automática e imediata.

Há um pensamento errôneo de que empresas do Simples Nacional têm menos chances de serem fiscalizadas, pois ainda não estão totalmente inseridas no Sistema SPED, mas e seus clientes e fornecedores, não estão? Eles não estão informando cada passo e transação que aquela empresa no Simples realizou? Fica aqui um ponto para reflexão.

FONTE: ARQUIVEI