Obrigação acessória ECD e ECF: multas, prazos e novidades

Entenda com mais detalhes sobre a obrigação acessória ECD e ECF, quem deve entregar, prazos, multas e diferenças entre as duas.

 

Todos que trabalham na área contábil e fiscal têm certeza que o Projeto SPED veio para ficar. Porém, é preciso conhecer o detalhamento técnico dos blocos e registros, bem como as informações necessárias, os prazos e a obrigatoriedade daqueles arquivos de entrega obrigatória no dia a dia. 

Ter esses dados é fundamental para evitar ônus, multas e retrabalhos, então, pensando em todos esses aspectos, este artigo levanta pontos de atenção e traz informações necessárias para a elaboração da ECD e ECF. Confira!

 

1. O que é a obrigação acessória ECD?

A obrigação acessória ECD (Escrituração Contábil Digital) compõe projeto SPED, o qual teve a implementação iniciada em 2007. Porém, a instituição do arquivo da ECD ocorreu somente em 2013 com a Instrução Normativa 1.420/2013.

A ECD é um arquivo digital que contempla os seguintes livros contábeis:

• Livro Diário e seus auxiliares;
• Livro Razão e seus auxiliares;
• Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento.

Logo, todos os livros contábeis que antes eram impressos e assinados pelo contador, hoje são de existência e assinatura digital.

1.1. Quem está obrigado à entrega da obrigação acessória ECD?

Estão sujeitas à entrega anual do arquivo digital da ECD aquelas empresas que são:

• optantes pelo Lucro Real;
• optantes pelo Lucro Presumido e que efetuam a distribuição de lucros, sem a incidência do IRRF, em que a parcela dos lucros ou dividendos é superior ao valor da base de cálculo do imposto;
• Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo;
• imunes e isentas que tenham a obrigatoriedade de apresentar a Escrituração Fiscal Digital das Contribuições.

Por outro lado, estão desobrigadas à entrega da ECD:

• empresas optantes pelo Regime de Tributação Simples Nacional;
• órgãos públicos, autarquias e fundações públicas.

Nesse contexto, a ECD deverá ser enviada anualmente para a Receita Federal por meio da validação, assinatura digital e envio pelo PVA ECD. O prazo de envio é até o último dia 31 do mês de maio do ano seguinte à escrituração.

É importante ficar atento ao prazo de envio pois nos últimos anos ocorreram novidades sobre a postergação do prazo de entrega. Essa mudança não ocorreu com a entrega de 2022, mas, mesmo assim, é bom interessante acompanhar as atualizações.

1.2. Novidades 2022 para a obrigação acessória ECD

De acordo com a publicação da Nota Técnica ECD 001/2022, a partir do ano de 2022, os arquivos da ECD submetidos à validação no PVA – ECD apresentarão um aviso no momento da transmissão, notificando se aquele profissional que assinou a escrituração consta como “inapto” no banco de dados do CFC – Conselho Federal de Contabilidade.

 

2. O que é a ECF?

Assim como a ECD, a ECF (Escrituração Contábil Fiscal) faz parte do Projeto SPED,  tendo sido implementada por meio da Instrução Normativa 1.422/2013. A ECF veio para substituir a obrigação DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica).

As informações que compõe a estrutura do arquivo da ECF são os livros fiscais e contábeis referentes à apuração do IRPJ e da CSLL:

• LALUR – Livro de Apuração do Imposto de Renda Pessoa Física.
• LACS – Livro de Apuração da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido.

2.1. Quem está obrigado à entrega?

Estão classificadas como obrigadas ao envio da obrigação ECF todas as empresas, inclusive aquelas que sejam imunes e isentas, independentemente de qual seja sua opção de regime de tributação: Lucro Real, Lucro Arbitrado ou Lucro Presumido. 

Nas situações em que ocorrer extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a obrigação de envio do arquivo da ECF deverá ser realizada pelas empresas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do 3º mês subsequente ao evento.

Em contrapartida, estão desobrigadas da entrega da ECF:

• Empresas optantes pelo Regime de Tributação Simples Nacional;
• Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
• Empresas inativas, segundo a Normativa RFB nº 1.536/2014.

2.1.1. Empresas inativas: como identificar essa condição no momento de elaborar a ECF?

De forma resumida, as empresas que são consideradas como inativas são aquelas que não efetuaram qualquer tipo de atividade operacional ou não operacional, patrimonial ou financeira, bem como não efetuaram aplicações no mercado financeiro durante todo o ano-calendário.

2.2. Prazo de entrega e transmissão

A entrega da ECF ocorre anualmente por meio da validação, assinatura digital e transmissão do arquivo via PVA ECF. Além disso, seu prazo de envio é até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira.

2.3. Multas e penalidades pela não entrega

As penalidades e multas aplicáveis podem ocorrer pelos motivos de inexatidões, incorreções, omissões ou falta de apresentação.

Caso ocorra alguma dessas falhas, as multas aplicáveis serão equivalentes a 0,25%, por mês ou por fração do lucro líquido antes da apuração do IRPJ e CSLL, sendo limitadas a 10%.

Ainda, a aplicação da multa não poderá ultrapassar o valor de R$100 mil para aquelas empresas que auferiram uma receita bruta total igual ou menor a R$3,6 milhões no ano. Para as demais empresas, o valor da multa será limitado a R$5 milhões.

Nos casos das demais empresas, a aplicação das multas segue os seguintes percentuais:

• 0,5% referente ao valor da receita bruta no período que se refere à escrituração;
• 5% sobre o valor da operação correspondente, limitando-se a 1% do valor da receita bruta aos contribuintes que omitirem ou enviarem informações incorretas;
• 0,02% por dia de atraso na entrega da declaração, calculada sobre a receita bruta, limitada a 1% para as empresas que não cumprirem o prazo para envio da ECF.

 

3. Diferenças entre as obrigação acessória ECD e ECF

Apesar de terem nomes bem parecidos, as obrigações têm finalidades e informações distintas, mas complementares. Enquanto a ECD evidencia toda a contabilidade por meio dos livros contábeis, a ECF nos mostra toda a apuração da base de cálculo, compensações, adições e exclusões da apuração do IRPJ e da CSLL.

Dessa forma, conclui-se que é de suma importância acompanhar a legislação, atualizar os validadores e ficar atento ao prazo de entrega. Tudo isso é necessário para evitar ônus e retrabalhos para o departamento contábil. 

Mesmo com um prazo que gira em torno do meio do ano seguinte, antecipar-se pode ser um excelente caminho para não ter erros e atrasos no momento do envio da ECD e da ECF.



FONTE: ARQUIVEI