Inconsistência contábil: as 6 mais comuns e como evitar

Na rotina das empresas, infelizmente, é comum ter alguma inconsistência contábil. Porém, por mais que seja corriqueiro, não é ideal que esses erros aconteçam com frequência. Afinal, podem ser evitados!

Veja neste texto quais são os problemas mais comuns na área e como fugir da inconsistência contábil:

 

O que é inconsistência contábil?

Inconsistência contábil nada mais é do que a falta de coerência nas informações de contabilidade de uma empresa. 

Isso pode acontecer com qualquer empresa em diferentes sub áreas e processos do setor, como: gestão de documentos fiscais, fornecedores, entregas de declarações, pagamentos de impostos, contas a pagar e a receber, entre outros.

 

O que pode gerar uma inconsistência contábil? Veja 6 causas

Muitas vezes, existe inconsistência contábil em algum processo por conta de erros de cálculos, falta de um bom planejamento tributário, desorganização nas transações financeiras, má gestão de notas fiscais, entre outras razões.

São diversos motivos que podem resultar em alguma inconsistência contábil. Por isso, é importante se atentar aos detalhes para que isso não aconteça.

Pensando nisso, separamos 6 pontos que acabam gerando incoerências na contabilidade e como fugir deles: 

1. Falta de conciliação contábil

Na conciliação contábil, são feitas as conferências de movimentações financeiras, como demonstrativos, investimentos, folhas de pagamento, empréstimos, fluxo de caixa etc. 

Atrelado a isso, são confrontados também dados financeiros com documentos, para uma conciliação ainda mais completa e preventiva.: 

Ter uma rotina de conciliação é essencial para fugir de erros contábeis, que podem se tornar prejuízos financeiros.

2. Relatórios incompletos ou pouco estratégicos

Criar relatórios periódicos é essencial para qualquer empresa. Porém, esses reports devem conter dados inteligentes para o setor em questão.

Na área contábil e financeira, é importante gerar relatórios capazes de encontrar possíveis erros nos processos. Fazer relatórios sobre os tributos pagos, notas fiscais recebidas e fluxo de caixa é uma ótima forma evitar uma inconsistência contábil no fim do mês. 

Estar sempre analisando dados e relatórios é importante para acompanhar o crescimento ou queda do negócio. Assim, caso haja alguma diferença muito drástica, é possível investigar em tempo hábil. Às vezes, essas desordens em relatórios podem vir de alguma inconsistência contábil. 

3. Erros de cálculo

Na área contábil e financeira, os cálculos podem influenciar em outras contas, juros, porcentagens, fluxo de caixa, livros e fechamentos. Por isso, esse trabalho deve ser minucioso. 

Mesmo que feito por planilhas ou sistemas, é preciso que mais de uma pessoa competente confira se está tudo certo. Como dito anteriormente, conciliar esses números com relatórios  é uma boa forma de verificar incoerências!

4. Falta de um planejamento tributário

O planejamento tributário é um dos principais recursos para evitar fraudes e pagamentos indevidos. Essa prática tem como objetivo garantir o compliance e minimizar a carga tributária.

Para construir um planejamento consistente é necessário um estudo profundo da empresa, processos, segmento de atuação e legislações aplicáveis. 

Assim, para diminuir a carga tributária dentro da lei, deve-se estar com o compliance fiscal em dia, atendendo todas as normas. Ou seja, além de diminuir custos com impostos, erros contábeis são identificados e resolvidos durante esse processo! 

5. Realizar muitas tarefas de forma manual

A tecnologia é aliada para empresas nos processos fiscais, contábeis e financeiros. Ignorar plataformas de automação é um grande erro, afinal, realizar muitas tarefas ainda de forma manual aumenta a chance de inconsistência contábil. 

Isso porque, na rotina diária, organizar documentos, consultar notas, realizar fechamentos e cruzar informações se torna muito mais complexo se a equipe depender apenas do trabalho manual. 

Além de levar mais tempo para serem realizadas, atividades manuais aumentam a chance de erros. Seja por conta de esquecimento, falta de informação ou cálculo errado, o trabalho humano está sujeito a falhas. 

Por isso, contar com softwares de gestão fiscal, financeira e contábil é essencial para uma rotina inteligente.

 

6. Não escriturar todas as notas fiscais

Este problema parece simples de resolver: escriturar todas as notas e não esquecer de nenhuma. Porém, a grande questão para muitas empresas é ter controle desses documentos fiscais.

A regra é clara: todos os documentos fiscais devem ser escriturados:

• Notas emitidas de venda de produtos (NFe, NFCe)
• Notas recebidas de compra de mercadorias (NFe)
• Serviços prestados e tomados (NFSe)
• Serviços de transporte (CTe) prestados e tomados

As notas fiscais emitidas são mais simples de ter controle. Já os documentos fiscais recebidos, muitas vezes, é necessário depender de fornecedores para acessá-los e ir até Sefaz consultar cada nota de forma manual.

Se algumas notas não forem escrituradas vai ocorrer inconsistência contábil. Afinal, se nem tudo foi documentado, não haverá o pagamento correto de impostos, nem a entrega correta de declarações.

Por isso, é importante contar com uma plataforma que te dê o controle de todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa: sem atraso ou dependência de outras áreas ou fornecedores. Todos os documentos ficam disponíveis automaticamente, sem esforço.

 

 

 

FONTE: ARQUIVEI