Certificado digital para MEI: Quando é necessário

Você é microempreendedor individual e, dada a natureza do seu negócio, precisa emitir nota fiscal eletrônica. É verdade que cumprir com esse processo burocrático ficou muito mais fácil dado o uso de soluções modernas e disponibilizadas de forma online, mas nem por isso há dispensa de obrigações. Será que possuir um certificado digital para MEI está entre elas?

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A exigência do certificado digital

A dúvida sobre a necessidade ou não de o MEI contar com um certificado digital para emissão de NF-e é comum. Afinal, a legislação não é suficientemente clara quanto a essa definição.

Em 2011, a Resolução 94 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) estabeleceu o seguinte em seu artigo 102: O MEI não estará obrigado ao uso da certificação digital para cumprimento de obrigações principais ou acessórias, bem como para recolhimento do FGTS.

Parece clara a liberação da obrigatoriedade, não é mesmo? Mas um parágrafo único, logo em seguida, prevê que pode ser “exigida a utilização de códigos de acesso para cumprimento das referidas obrigações”. É aí que começa a nascer a dúvida sobre certificado digital para MEI.

Na seção de perguntas e respostas do Portal do Empreendedor, a questão é esclarecida da seguinte forma: MEI não é obrigado a ter a certificação, “exceto se optar em emitir nota fiscal eletrônica, de acordo com as legislações tributárias estadual e municipal”.

É para essa exceção que o microempreendedor individual deve atentar: caso ele emita NF-e, pode precisar de um certificado digital. Mas por que “pode” precisar? A real necessidade irá depender do tipo de nota emitida para outra pessoa jurídica - lembrando que está dispensado quando negocia com pessoa física. Conheça mais sobre eles e veja qual se encaixa na sua realidade:

NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica substitui os modelos 1 e 1A, utilizados nas operações de venda e prestação de serviços, estando relacionada à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Quem a emite precisa de certificação digital.

NFC-e

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é emitida quando da venda de produtos, substituindo o tradicional cupom fiscal. A certificação digital é exigida para confirmação da autenticidade.

NFS-e

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é o documento digital que substitui a Declaração de Serviço, uma exigência do município e que está relacionada à cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).

NF-e Avulsa

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica é gratuita e não exige certificação, mas depende de solicitação do MEI junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz) em seu estado ou município. Verifique a disponibilidade do pedido via internet.

CT-e

O Conhecimento de Transporte Eletrônico foi criado em substituição a uma variedade de documentos exigidos para se fazer o transporte de carga, incluindo os modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27.

Então, eu preciso do certificado?

Na prática, o que acontece é que, se emitir nota fiscal eletrônica, o MEI precisa cumprir os mesmos requisitos aplicados às demais empresas - e a certificação é uma delas, conforme definido pelo artigo 61-B da própria Resolução 94 do CGSN. Se essa for uma tarefa rotineira, é ainda mais válido providenciar o certificado digital. Do contrário, a opção pela NF-e Avulsa pode resolver.

Conforme explica o contador Fábio Aparecido Moreira, do site Contador de Sucesso, nesse caso, é preciso ir até a Sefaz solicitar a emissão, o que até pode ser encaminhado pela internet em alguns estados, porém o retorno nem sempre ocorre na agilidade desejada. “A gratuidade existe, mas existe também o enfrentamento da burocracia”, destaca Moreira.

Se a velocidade no processo é uma característica importante para o seu negócio, tem aí uma boa razão para adotar o certificado digital para MEI. Mas há ainda outras vantagens nessa adesão, conforme veremos a seguir.

Vantagens do certificado digital para MEI

Um certificado digital é como a assinatura eletrônica da empresa, utilizando chaves criptográficas para confirmar a sua identidade. É um documento eletrônico, como um cartão magnético, token, pendrive ou mesmo no formato de um arquivo, cujo objetivo é garantir a segurança e a validade jurídica dos processos realizados no ambiente online.

Se você é MEI e pensa em ter o seu certificado digital, saiba que, com ele, terá assegurada a autoria da nota fiscal eletrônica emitida, além de contar com a integridade, privacidade e inviolabilidade do seu conteúdo.

O certificado digital também abre um canal de comunicação com a Receita Federal, permitindo receber informações através de um ambiente seguro, como sobre mudanças na legislação tributária, além de consultar dados cadastrais e declarações emitidas, recuperando dados, se for o caso.

Como fazer o certificado digital

O certificado digital deve ser emitido por autoridade certificadora (AC) da ICP-Brasil, vinculada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, com homologação junto à Receita Federal. Em seu site, a entidade disponibiliza uma listagem com as empresas credenciadas.

A solicitação deve ser realizada no próprio site da AC escolhida, momento no qual define o tipo de certificado, que varia conforme a validade do documento e o meio de armazenamento. Se informe também sobre custos, formas de pagamento e aspectos relativos à compatibilidade com seu sistema de emissão de notas fiscais.

Antes de usar o documento eletrônico, os dados precisam ser validados junto a uma autoridade de registro (AR) da própria AC. Segundo informa a ICP-Brasil, o processo é chamado de validação presencial, ou seja, o empreendedor precisa ir fisicamente ao local. A boa notícia é que o procedimento pode ser agendado.

Como etapa final, o MEI é notificado pela AC ou AR sobre como baixar o certificado e como utilizá-lo, sendo elas também responsáveis por oferecer suporte técnico quando necessário.

Não podem solicitar certificado digital as pessoas jurídicas cuja situação cadastral do CNPJ estiver enquadrada como inapta, suspensa ou cancelada.

Considerações finais

Neste artigo, você conheceu as vantagens do certificado digital, como providenciá-lo e também identificou as situações que o tornam obrigatório para o MEI. Para não ficar na dúvida, vale relembrar: a exigência do documento eletrônico se aplica ao empreendedor que emite nota fiscal eletrônica para pessoa jurídica.

Se a obrigatoriedade não atinge o seu negócio, mas você considera vantajoso aderir à certificação, já sabe também como solicitar, lembrando que a NF-e promove a centralização de processos, otimiza o tempo do empreendedor, reduz custos com papéis e facilita a organização com o armazenamento digital das informações.