Controle de Notas Fiscais: Importância, dicas e como realizar

Para se ter um controle de notas fiscais de excelência é necessário primeiramente, saber sua importância e saber como fazer da forma correta, por isso preparamos esse artigo. Aproveite!

A infraestrutura de empresas de pequeno porte é mais enxuta, assim como a quantidade de colaboradores, o que faz com que seja muito comum que o gestor do negócio se responsabilize pelo controle financeiro.

Mas, quando se trata de gestão contábil, é preciso tomar muito cuidado, especificamente em relação ao controle de notas fiscais.

A princípio, erros de preenchimento, perda de prazos de envio e outras falhas operacionais comumente cometidas por pessoas são apenas alguns dos problemas que podem levar a organização a sofrer multas, penalidades e diversos tipos de prejuízos que ameacem a sua sobrevivência no mercado.

Por isso, preparamos este conteúdo para que conheça seis dicas de como acertar no controle de notas fiscais. Prossiga com a leitura do artigo para saber como aprimorar a gestão contábil!

Por que é importante saber como fazer controle de notas fiscais?

Realizar o controle de notas fiscais é importante por diversos motivos. O primeiro é o financeiro!

Então, se você não gerenciar esses documentos, dificilmente conseguirá compreender os lucros e as perdas do seu negócio, o que é crucial para a sobrevivência da sua empresa. 

Também é preciso ter conhecimento de que a Receita Federal faz um controle rigoroso das informações prestadas. Portanto, se o governo identificar inconsistências ou falta de dados, a sua empresa poderá ser autuada. 

Entretanto, se você quer evitar multas e penalidades, emitir e arquivar esses documentos corretamente é essencial.

Ainda não está convencido da necessidade do controle de notas fiscais? Então, veja só mais vantagens de começar a realizar esse gerenciamento o quanto antes:

• facilidade para identificar eventuais desvios de recursos;
• maior controle das entradas de recursos no fluxo de caixa;
• identificação de quanto recurso financeiro deve ser destinado ao pagamento de imposto para cada transação;
• facilidade em casos de devoluções ou trocas de produtos, já que você encontrará a nota fiscal rapidamente;
• economia de tempo para focar em outras atividades, especialmente se utilizar um sistema online;
• praticidade e agilidade para consultas posteriores, como quando há a necessidade de apuração de informações e valores;
• diminuição de custos com multas, erros e retrabalhos;
• organização e padronização, portanto mesmo que o colaborador responsável pelo controle de notas saia da empresa, será fácil continuar o trabalho;
• em casos de fiscalização, todos os documentos estarão em ordem.

Veja 6 dicas de como acertar no controle de notas fiscais

Agora que compreendeu a importância do controle de notas fiscais, é hora de descobrir como realizar a gestão desses documentos de forma eficaz, desde a emissão da nota até o gerenciamento. 

Nesse processo, é preciso ter cautela para evitar erros, ainda mais quando se trata de um volume grande de informações.

A boa notícia é que com algumas estratégias e dicas, você conseguirá otimizar essa tarefa, garantir mais segurança para as operações e mais qualidades para as informações armazenadas. Vamos lá?

1. Controle a emissão e o recebimento de notas fiscais

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é obrigatória no Brasil e, assim como as notas fiscais impressas, deve ser mantida por no mínimo cinco anos. Se houver fiscalização em sua empresa e não houver documento fiscal, poderá ser aplicada multa. 

Portanto, é necessário criar o hábito de organizar as notas fiscais para que não sejam perdidas em vários e-mails ou devido a uma falha no sistema de negócios. 

Quanto à organização, os documentos fiscais podem ser catalogados de acordo com a data de emissão ou recebimento, empresa emissora ou destinatária, conforme a sua necessidade. 

Dessa forma, para evitar os problemas associados ao arquivamento de documentos fiscais, existe a possibilidade de utilizar o armazenamento em nuvem, o que reduz o risco de perda de dados e documentos danificados.

Além disso, já existem diversos softwares de gestão de documentos fiscais, como é o caso da Emitte, que oferece a possibilidade de organizar todas as NFs emitidas, o que permite e facilita o acesso às informações a qualquer momento. 

2. Defina um responsável para receber e emitir as notas fiscais

Uma empresa é formada por diferentes tipos de profissionais, sendo cada um especializado em uma determinada função. Isso significa que nem todos os colaboradores têm o conhecimento necessário para cuidar das questões tributárias.

Afinal, não é suficiente saber a importância de gerenciar adequadamente os documentos, mas também entender o que a legislação prescreve.

Portanto, para otimizar o controle de notas fiscais delegue essa função a um funcionário ou departamento específico, dependendo do porte de seu negócio.

Dessa forma, há muito mais chances de que a empresa receba as notas dos fornecedores e emita notas de clientes em tempo hábil, o que aumenta a sua organização fiscal.

Além disso, também é necessário investir em treinamentos constantes, ainda mais porque a área fiscal e tributária pode sofrer constantes mudanças. 

Portanto, você pode oferecer cursos e palestras, e até mesmo pedir ao seu contador para ministrar workshops na sua empresa para orientar e esclarecer dúvidas que surgirem no fluxo de trabalho.

3. Organize os documentos

Mesmo em meio ao evidente processo de transformação digital que a sociedade está passando, ainda há quem prefira utilizar arquivos físicos para organizar os documentos. 

Contudo, atualmente há uma variedade de sistemas de gestão de documentos e notas fiscais para facilitar o gerenciamento tributário, contábil e a organização de arquivos.

Além de reduzir a necessidade de espaço físico destinado às notas impressas, esse tipo de software de gestão permite que o gestor organize e separe os documentos de forma muito mais simples e eficiente.

Alternativas precisam ser consideradas para garantir que as atividades permaneçam em ordem, independentemente do momento da empresa.

 

 

Portanto, invista no estabelecimento de um fluxo simples e claro para o gerenciamento de notas fiscais no dia a dia. 

• Notas impressas: Você pode trabalhar com pastas simples para organizar melhor suas receitas e despesas. Isso é importante para evitar que sejam confundidos com outros documentos.
• Nota fiscal eletrônica (NF-e): O processo pode ser feito ainda mais facilmente, bastando criar pastas específicas em seu computador. 

Faça backup desses documentos, para que você sempre tenha cópias à sua disposição, para garantir.

Contudo, a melhor alternativa é armazenar os documentos na nuvem. Assim, você pode categorizar direto no sistema e acessar as informações a partir de qualquer dispositivo, basta ter conexão com a internet.

Como resultado, essa estratégia de organização e armazenamento traz muito mais praticidade e autonomia para o dia a dia da empresa.

4. Fique atento aos prazos das notas

Cumprir os prazos de pagamento é uma das medidas mais importantes que você precisa desenvolver ao ter controle de notas fiscais.

Essa prática evita problemas com órgãos fiscalizadores, fornecedores e clientes, além de evitar o pagamento de multas.

Depois de estabelecer o procedimento de recebimento de faturas, é importante criar uma rotina de verificação das datas de pagamento.

Verifique as datas de validade e crie uma revisão sequencial. Também é interessante definir um dia da semana, por exemplo, para liquidar todas as faturas a vencer na semana seguinte. 

A pré-organização ajuda a manter as contas atualizadas e evita o risco de pagamento de juros e multas, o que prejudica a gestão financeira e impede o investimento.

5. Verifique a veracidade das notas emitidas

Outra etapa essencial do controle de notas fiscais e que não pode ser perdida é a autenticidade dos documentos!

Afinal, comprovar a veracidade do documento é uma medida obrigatória para qualquer empresa que não queira se complicar com os órgãos fiscalizadores. 

Por mais antigo e confiável que seja seu relacionamento com um determinado fornecedor, sempre que receber uma fatura, verifique se é autêntica e se todas as informações estão em conformidade. 

Também é importante verificar se a Nota recebida realmente pertence a um produto adquirido por sua empresa, essa verificação deve ser feita em linha com o setor de compras. 

O procedimento traz mais confiança a todas as partes envolvidas no relacionamento e ajuda a reduzir problemas de fiscalização. 

Para verificar a autenticidade da nota fiscal, é necessário consultar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Será necessário digitar a chave de acesso para que a nota fiscal seja visualizada.

Essa chave é composta por informações como CNPJ, modelo, série, número NF-e, código numérico e dígito verificador e está localizada na parte superior do DANFE.

6. Automatize o controle de notas fiscais

Atualmente, é possível contar com ferramentas tecnológicas que oferecem uma infinidade de soluções para as mais diversas necessidades do setor contábil.

Ao optar pela automação do controle de notas fiscais, você também pode ter uma visão mais ampla das receitas e despesas da empresa, conseguindo criar estratégias de gestão de recursos mais otimizadas. 

Além disso, usando a tecnologia a favor da empresa, é possível reduzir custos, aumentar a produtividade, melhorar a performance do seu negócio e até simplificar todo o trabalho que envolve controle e reporte pelo setor financeiro.

Com o Emitte, uma plataforma online de emissão de notas fiscais para MEI, pequenas e médias empresas, você conta com uma vasta gama de recursos para facilitar a gestão tributária do negócio, tais como:

• emissão simplificada dos principais modelos de nota fiscal em um único software;
• planos ilimitados mensais e anuais para emissão de NF-es;
• download e envio de todos os XMLs de notas diretamente da plataforma;
• suporte técnico via chat;
• layout simples e intuitivo;
• descontos de até 90% para emissão de Certificado Digital na compra do plano anual;
• FAQ e tutoriais disponíveis para sanar as principais dúvidas sobre utilização;
• dados armazenados na nuvem para garantir a segurança dos dados;
• acessível por smartphones Android e iOS.

Invista em um software de emissão de notas fiscais

A implantação de um software de emissão de notas fiscais é o grande diferencial competitivo que sua empresa pode obter.

Esse sistema permite a integração entre funções e departamentos da empresa – principalmente para o setor de vendas – porque, a partir da emissão de notas fiscais, é possível gerir as vendas de forma eficiente. 

Outra vantagem é que qualquer pessoa com acesso ao programa pode ver imediatamente as informações de que precisa, pois a atualização está imediatamente disponível. Isso traz flexibilidade e facilita o trabalho em equipe. 

Também é importante notar que este tipo de sistema pode ser usado de qualquer lugar se você tiver acesso ao computador ou celular.

Isso traz mobilidade, melhora o atendimento ao cliente e aumenta a satisfação e segurança dos funcionários que podem trabalhar remotamente se necessário. 

Existem diversas medidas que podem ser tomadas para melhorar o controle de notas fiscais, mas com o suporte de uma ferramenta tecnológica o departamento de contabilidade passa a contar com uma série de soluções para os mais diversos desafios de seu cotidiano.

 

Original de Emitte