Não deixe a automação de fora dos seus projetos financeiros e fiscais para 2022

Você está planejando os projetos financeiros e fiscais para 2022? Então a automação não pode ficar de fora deste processo. Afinal, essa tecnologia tem muito valor para agregar aos departamentos fiscais e financeiros das organizações brasileiras.

Cada atividade automatizada representa um ganho de tempo e aumento na produtividade de toda a equipe. Ao longo do tempo, isso se transforma em redução de custos e melhoria da qualidade de todas as atividades desempenhadas – gerando benefícios para toda a empresa.

Confira a seguir por quais razões você não pode deixar a automação de fora dos seus projetos financeiros e fiscais para 2022!

O PAPEL FUNDAMENTAL DA AUTOMAÇÃO

A automação representa a adoção de softwares, plataformas e sistemas inteligentes para que as atividades manuais e repetitivas possam ser executadas de forma automática. Ou seja, não é necessário o esforço contínuo de um profissional para a sua execução.

Nas áreas fiscais e financeiras, a automação de processos inclui a emissão de NF-e, cálculo de impostos, emissão de guias para pagamento de tributos, recolhimento de tributos, envio de informações para o Fisco, armazenamento de documentos e muito mais.

A partir disso, são vários os benefícios da automação:

• Aumento da produtividade. Ao automatizar os processos fiscais, é possível reduzir em até 85% o tempo gasto em atividades manuais e repetitivas.
• Garantia do compliance fiscal. O uso da tecnologia no setor fiscal facilita o cumprimento de todas as exigências legais que sua empresa precisa observar.
• Eficiência no pagamento de tributos. Uma das principais rotinas que podem ser automatizadas é a geração e pagamento de guias tributárias. Com isso, você evita pagamentos em duplicidade ou atrasos.
• Redução de custos com mão de obra. Com a possibilidade de realizar várias atividades de forma automática, menos tempo é necessário para a execução das rotinas. Dessa forma, a força de trabalho pode ser alocada em atividades de viés estratégico para gerar ainda mais qualidade ao serviço.
• Eliminação de falhas humanas. Todos os processos automatizados deixam de ser suscetíveis a falhas humanas – como erros de digitação ou esquecimentos.

INCORPORANDO A AUTOMAÇÃO NOS PROJETOS FINANCEIROS E FISCAIS

Os projetos financeiros e fiscais exercem o papel de planejamento das ações para os períodos futuros. Esse é o momento ideal para reavaliar a eficiência das operações atuais e procurar melhorias que podem ser implementadas – sempre visando ao melhor desempenho possível.

Nesse sentido, a incorporação da automação de processos é um caminho natural a ser seguido. Ao garantir que as rotinas sejam executadas automaticamente, sua equipe pode alocar seu tempo em outras atividades mais estratégicas, que geram mais valor para a empresa.

COMO DEFENDER PROJETOS FINANCEIROS E FISCAIS?

Você já conhece os benefícios da automação, mas ainda precisa convencer os gestores sobre a importância da tecnologia? Esse é um problema que pode ser resolvido com o auxílio de um business case.

O business case é um documento que fornece aos gestores todas as informações necessárias para uma tomada de decisão transparente e baseada em evidências. Trata-se de uma maneira de deixar claras todas as características para a implementação de um projeto – além de todos seus benefícios.

Veja um passo a passo para defender projetos financeiros e fiscais:

1. Analise a situação atual da empresa. O primeiro passo para criar um business case é analisar a situação atual da sua companhia. Para isso, leve em consideração todo o contexto: a cultura da organização, momento atual do negócio e histórico das operações fiscais – levantando os custos, falhas recorrentes, tempo gasto nas tarefas, consequências dos processos manuais, entre outros pontos importantes.
2. Crie uma definição do projeto. Com base no contexto da empresa, explique o plano de fundo do projeto financeiro e fiscal.
3. Foque no problema a ser resolvido. Agora é o momento de tangibilizar os problemas que podem ser resolvidos e/ou as melhorias que podem ser colocadas em prática com a automação. Para isso, você pode comparar os custos e tempo gastos nas operações atuais com a realidade que poderia existir com as ferramentas certas.
4. Defina prioridades. Com base nos problemas levantados, defina quais são as prioridades para resolver usando a automação fiscal. Para realizar esse exercício, você pode focar na gravidade, urgência e tendência dos problemas.
5. Crie projeções. Quais seriam os ganhos obtidos com a implementação da automação fiscal? Destaque as informações que serão importantes para convencer os tomadores de decisão: valores, perdas, riscos, benefícios, entre outras.
6. Declare os objetivos. É importante deixar claro quais são os objetivos que podem ser alcançados com a automação nos projetos financeiros e fiscais. Veja um exemplo: “Implementar uma ferramenta que automatize a geração das guias de impostos e o pagamento, de forma a reduzir o tempo gasto de 2 dias para 30 minutos e assim economizar XX horas de trabalho e XX reais por mês.”
7. Determine seus critérios e medidas de sucesso. Como você medirá o sucesso do projeto? O que mudará como resultado de sua intervenção? Observe que seus critérios de sucesso devem ser mensuráveis – e o retorno do investimento deve ser incluído nesta seção.
8. Articule as próximas etapas e o cronograma. Por fim, mostre quais são as próximas etapas para a implementação do projeto.

 

 

Fonte : Blog Dootax